Wir nutzen das Tool „Zoom“, um unsere Hauptversammlung als Online-Meeting/Videokonferenz (nachfolgend: „Online-Meeting“) durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc.
Wir nutzen das Tool „votesUP!“, um Abstimmungen im Rahmen unserer Hauptversammlung elektronisch und geheim durchführen zu können. „votesUP!“ ist ein Service von Tim Schrock, votesUP!.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung als Online-Meeting sowie der Abstimmung über votesUP! steht, ist der Marburger Bund Landesverband Hamburg e. V.
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Zoom“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Zoom“ erbracht. Ergänzend wird auf die Datenschutzhinweise der Zoom Video Communications, Inc. verwiesen (Datenschutz | Zoom).
Soweit Sie die Internetseite von „votesUP!“ aufrufen, ist der Anbieter von „votesUP!“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ergänzend wird auf die Datenschutzhinweise von votesUP! verwiesen (votesUP! Online-Abstimmungen).
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an dem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), E-Mail-Adresse, Telefon (optional), Profilbild (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), bevorzugte Sprache
- Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in dem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Ergänzend wird auf die Datenschutzhinweise der Zoom Video Communications, Inc. verwiesen (Datenschutz | Zoom).
„votesUP!“:
- Nutzerkennung: Öffentlich angegebener Name, E-Mail-Adresse sowie einen Prüfwert des Passworts (nicht das Passwort selbst)
- Abstimmungen: Die Stimmzettel bei offenen Abstimmungen sind technisch auf eine konkrete Nutzerkennung zurückzuführen, nicht aber bei geheimen Abstimmungen; hier werden die Stimmzettel unabhängig gespeichert.
- Nachrichten: Zwischen den Teilnehmenden versandte Chat-Nachrichten und Statusmitteilungen
- Wortmeldungen zur Redeliste und Anträge zur Geschäftsordnung
- Datum und Uhrzeit der letzten Nutzeraktivität
- Beim Erstellen einer Veranstaltung wird die IP-Adresse aus Sicherheitsgründen für 48 Stunden gespeichert.
- E-Mail-Liste: Die vom System an Nutzerinnen und Nutzer versandte E-Mails können 14 Tage lang nachvollzogen werden.
Ergänzend wird auf die Datenschutzhinweise von votesUP! verwiesen (votesUP! Online-Abstimmungen).
Wir verwenden „Zoom“, um das Online-Meeting durchzuführen. Wenn wir das Online-Meeting aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Wir verwenden „votesUP!“, um elektronisch Abstimmungen durchzuführen.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von „Zoom“ protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen des Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Die Abstimmungsergebnisse werden bei der Verwendung von „votesUP!“ protokolliert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung des Online-Meetings und der elektronischen Abstimmungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung des Online-Meetings und elektronischer Abstimmungen.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme am Online-Meeting von „Zoom“ oder den digitalen Abstimmungen über „votesUP!“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Daten betreffend die Hauptversammlungsbeschlüsse, die im Online-Meeting gefasst werden – einschl. der Teilnehmerliste –, werden, soweit dies erforderlich ist, zum Zwecke der Eintragung der Ergebnisse der Vorstandswahl an das Vereinsregister übermittelt.
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Eine Datenverarbeitung durch „votesUP!“ außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da „votesUP!“ seinen Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union (Nürnberg, Deutschland) beschränkt hat. Wir können zwar nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an dem Online-Meeting in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Die Daten betreffend die Hauptversammlungsbeschlüsse, die während des Online-Meetings durch elektronische Abstimmung gefasst werden – einschl. der Teilnehmerliste –, werden, soweit dies erforderlich ist, gespeichert und zur Eintragung der Mitglieder des gesetzlichen Vorstands an das Vereinsregister übermittelt.
Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. In Hamburg ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg.
Hamburg, den 01.03.2022